Công ty văn phòng phẩm sắp xếp giấy tờ như thế nào ?

Văn phòng làm việc của các công ty văn phòng phẩm đa phần đều có nhiều loại giấy tờ và tài liệu khác nhau. Nếu không có cách quản lý và sắp xếp hợp lý thì sẽ rất dễ thất thoát và gây khó khăn cho công việc hằng ngày. Trong bài viết này ta sẽ tìm hiểu xem các công ty văn phòng phẩm sắp xếp giấy tờ và tài liệu quan trọng của mình như thế nào.

Đảm bảo không gian làm việc luôn ngăn nắp

Đây là một trong những tiêu chí được đánh giá cao của các công ty văn phòng phẩm. Ngăn nắp và gọn gàng ngay từ môi trường làm việc sẽ tạo nên thói quen tốt cho nhân viên cũng như giữ một không gian làm việc khoa học và hiệu quả hơn. Tài liệu và giấy tờ sẽ không bao giờ bị thất lạc hay bỏ sót. Để làm được điều này, dụng cụ hữu hiệu nhất là những chiếc bìa đựng tài liệu, sản phẩm đơn giản nhưng hiệu quả này sẽ đảm bảo mọi thứ đâu vào đấy. Tạo nên tác phong và môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp với mức giá văn phòng phẩm chẳng là bao.

Các công ty văn phòng phẩm luôn cố gắng giữ cho môi trường làm việc ngăn nắp nhất 

Lưu trữ một cách hợp lý

Ngoài biện pháp lưu trữ giấy tờ gọn gàng ra, công ty văn phòng phẩm cũng có các quy tắc lưu trữ riêng để đạt hiệu quả tối đa nhất. Vì dụ chỉ lưu trữ những giấy tờ và tài liệu có cùng cỡ giấy với nhau, nhằm tránh làm cong mép hay tạo vết gấp trên những tờ giấy nhỏ hơn mà phải đặt chung với những loại tài liệu cỡ lớn trong danh mục văn phòng phẩm.

Cũng nên phân loại và lưu trữ riêng loại giấy chất lượng cao và giấy chất lượng thấp, tránh để chúng tiếp xúc trực tiếp vì các loại giấy với mức giá văn phòng phẩm thấp thường kém chất lượng và có khả năng tiết axit khi để lâu ngày làm hỏng các loại giấy khác, đặc biệt là các tài liệu, văn bản quan trọng.

Tài liệu quan trọng của công ty văn phòng phẩm như hợp đồng, báo cáo… nên được đặt trong bìa kẹp tài liệu một cách cẩn thận, gọn gàng. Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong khay đựng tài liệu phù hợp với kích thước. Cần lưu ý không nên xếp quá đầy khay bởi vì điều này có thể gây ra hư hỏng khi các tài liệu được lấy ra, và xếp ngược vô lại.