Hướng dẫn cách sắp xếp và quản lý văn phòng phẩm tại công ty

Quản lý chi tiêu cho mặt hàng văn phòng phẩm không hề là chuyện đơn giản với các công ty văn phòng, ngoài việc mua sắm tại các cửa hàng văn phòng phẩm giá sỉ thì việc quản lý văn phòng phẩm hiện có tại công ty mình cũng là vấn đề cần quan tâm. Nếu không sắp xếp và quản lý cẩn thận có thể sẽ dẫn đến những lãng phí không đáng có.

Sắp xếp và quản lý văn phòng phẩm có tác dụng gì?

Đây có thể coi là một việc phải làm ở bất cứ công ty văn phòng nào. Việc quản lý tốt văn phòng phẩm sẽ tiết kiệm được một phần chi phí không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Tận dụng hết khả năng sử dụng của văn phòng phẩm cũng như thường xuyên kiểm tra chất lượng và số văn phòng phẩm còn lại. Người quản lý hay đảm nhận công việc mua sắm trang bị văn phòng phẩm cho doanh nghiệp nên có một danh sách ghi lại nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban cụ thể, kèm theo số liệu về loại văn phòng phẩm có nhu cầu sử dụng cao như but bi hay bút chì,... rồi lên kế hoạch mua sắm cụ thể. Hơn hết, mua một lần theo số lượng lớn cụ thể giá cả lại rẻ, có nhiều ưu đãi hấp dẫn hơn. Bên cạnh đó, khi theo dõi chi tiết đồ dùng còn hay hết, tránh phí phạm và có thể mua kịp thời, tránh gián đoạn ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhân viên. 

Sắp xếp văn phòng phẩm như thế nào cho hợp lý

 Hướng dẫn các cách quản lý và sắp xếp văn phòng phẩm

- Sắp xếp đồ dùng văn phòng phẩm vào từng hộp, bỏ vào ngăn bàn hay hộc tủ, những đồ nào không thiết nên bỏ đi để có sự gọn gàng, ngăn nắp trong kho lưu trữ đồ.

- Dọn bàn làm việc, lau bụi bẩn thường xuyên.

- Nếu có hộc tủ đựng đồ bạn nên cất đồ nào chưa dùng đến vào gọn gàng, vừa bảo quản tốt hơn; trên bàn chỉ nên đặt các thiết bị điện tử thường dùng.

- Thư từ, giấy tờ, công văn, hồ sơ sổ sách,... nên có tập đựng hồ sơ theo từng ngăn riêng, để khi cần dễ dàng tìm kiếm.

- Có thể gắn tag/nhãn dán tên, mã số liệu hồ sơ ở đầu mỗi tủ hoặc bìa đựng thể tiện quản lý hơn và bổ sung khi làm việc nhanh chóng. 

- Hạn chế để quá nhiều đồ văn phòng phẩm trong hộc tủ bừa bãi sẽ khó tìm kiếm, và dễ hỏng đồ.

- Sau mỗi sự án, sự kiện... nên dành thời gian sắp xếp lại giấy tờ, văn phòng phẩm cẩn thận lại, cái nào còn sử dụng, cái nào cần lưu trữ phân loại riêng ra.

- Đặc biệt, cuối ngày nên xếp giấy tờ, đồ dùng gọn gàng trước khi ra về, và lau dọn bàn vào ngày hôm sau để bàn ghế gọn gàng, tinh thần làm việc sẽ thoải mái hơn.